公文格式規(guī)范
公文寫作規(guī)范
辦公室 劉滿意
一、為什么要重視公文寫作
公文寫作無(wú)論是對(duì)一個(gè)機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)，還是對(duì)一個(gè)機(jī)關(guān)工作人員來(lái)說(shuō)都是非常重要的。
首先，公文寫作是機(jī)關(guān)最重要的工作之一。公文是傳達(dá)政令的重要工具，是實(shí)施決策和指導(dǎo)工作的重要載體。這里所說(shuō)的公文是指廣義的公文，不僅包括文件，還包括領(lǐng)導(dǎo)講話、調(diào)研報(bào)告、匯報(bào)材料等。如果沒有公文，機(jī)關(guān)工作就很難正常開展。請(qǐng)求上級(jí)解決問題，要寫請(qǐng)示；向上級(jí)匯報(bào)工作，要寫報(bào)告；開會(huì)，要寫講話稿；安排部署工作，要發(fā)通知；與平行單位商洽工作，要寫公函。機(jī)關(guān)工作內(nèi)容繁雜、千頭萬(wàn)緒，對(duì)機(jī)關(guān)干部的素質(zhì)要求也是多方面、全方位的，但最重要的應(yīng)該是公文寫作能力。尤其是剛參加工作的同志，公文寫作不能不懂，不能不用，不能不學(xué)。
其次，公文寫作是機(jī)關(guān)最難干的工作之一。古人用“吟安一個(gè)字，捻斷數(shù)根須”來(lái)形容寫作之難。國(guó)學(xué)大師季羨林用“慘淡經(jīng)營(yíng)”來(lái)表達(dá)寫作之苦。公文寫作，不僅需要強(qiáng)烈的責(zé)任心和與之相適應(yīng)的技能水平，更需要吃苦耐勞，需要承受較大的工作和心理壓力。有人說(shuō)，文字工作不是誰(shuí)人都想干的工作，也不是誰(shuí)人都能干的工作。也經(jīng)常聽到一些領(lǐng)導(dǎo)和同志感嘆，現(xiàn)在最急需、最難找的是“筆桿子”。
第三，公文寫作是最體現(xiàn)機(jī)關(guān)水平的工作之一。文稿質(zhì)量的高低是衡量機(jī)關(guān)工作水平的一個(gè)重要標(biāo)志。可以說(shuō)，公文質(zhì)量一定意義上就代表了所在機(jī)關(guān)的形象。如果機(jī)關(guān)文稿質(zhì)量很高，得到了領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可和各方的好評(píng)，那么這個(gè)機(jī)關(guān)的整體形象就會(huì)大幅提升；反之，如果拿出的文稿文理不通、錯(cuò)字連篇、不知所云，機(jī)關(guān)形象就會(huì)大打折扣。一名機(jī)關(guān)干部，從他寫的文章就可看出其理論水平、政策水平、業(yè)務(wù)水平、文字功底、思維能力、工作作風(fēng)，這就是所謂的“文如其人”。也可以這樣講，公文寫作能力是機(jī)關(guān)干部的基本素質(zhì)要求，也是必須具備的核心業(yè)務(wù)能力。
第四，公文寫作是最能歷練人的工作之一。公文寫作是一項(xiàng)綜合性智力勞動(dòng)，是一個(gè)人思想、觀點(diǎn)、知識(shí)、修養(yǎng)、能力、技巧等多種素質(zhì)的綜合反映。公文寫作的實(shí)踐性、創(chuàng)新性很強(qiáng)，既沒有刻板的模式，也無(wú)竅門可言，但有規(guī)律，它需要在長(zhǎng)期的學(xué)習(xí)實(shí)踐和潛移默化中去感悟和提高。
知道了機(jī)關(guān)公文的重要性，還要知道什么樣的公文才是好公文，怎樣才能寫出好公文。
二、機(jī)關(guān)公文的格式和要求
機(jī)關(guān)公文包括規(guī)范公文和應(yīng)用公文兩大類，下面我們看一下規(guī)范公文的格式。
一份完整的公文，我們通常把它分為版頭部分、主體部分、版記部分三大塊。與原《實(shí)施細(xì)則》相比，新《實(shí)施細(xì)則》主要是增加了“份號(hào)”和“發(fā)文機(jī)關(guān)署名”，刪除了“主題詞”。現(xiàn)在的公文格式具體包括份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁(yè)碼、二維條碼等19個(gè)要素。
（一）版頭部分。位于公文首頁(yè)上端，一般約占A4型公文紙的1/3或2/5面積。版頭部分共包括六個(gè)要素，涉及我們的主要有三個(gè)。
1．公文份號(hào)標(biāo)注。這是《實(shí)施細(xì)則》新增加的要素。份號(hào)即公文印制的順序號(hào)，一般只有涉密公文才標(biāo)注份號(hào)，編號(hào)不重復(fù)并在分發(fā)時(shí)作了登記，即哪個(gè)號(hào)發(fā)給誰(shuí)都有記錄，回收保密文件時(shí)能查到哪份在誰(shuí)手里，確保文件的保密性，所以各科站在辦理涉密公文時(shí)，一定要妥善保管，及時(shí)交回。因?yàn)樵蹅兙钟“l(fā)的公文一般沒有涉密的，所以也就不用標(biāo)注份號(hào)。但我們看上級(jí)來(lái)文的時(shí)候經(jīng)常會(huì)看到，只要是涉密的文件，都在公文首頁(yè)左上角用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注著份號(hào)，一般標(biāo)6位3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字。
2．密級(jí)和保密期限標(biāo)注。這個(gè)我們一般也不用，只有涉密文件才用。密級(jí)和保密期限都要標(biāo)注在公文首頁(yè)的左上角，用3號(hào)黑體和阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。秘密10年、機(jī)密20年，絕密30年。
3．緊急程度標(biāo)注。這是公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求，我們有的時(shí)候會(huì)用到。根據(jù)緊急程度，緊急公文分別標(biāo)注“特急”“加急”，明傳電報(bào)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。“特提”是指須即刻辦理的事項(xiàng)，“特急”是指須在2日內(nèi)辦理的事項(xiàng)，“加急”是指須在4日內(nèi)辦理的事項(xiàng)，“平急” 是指須在6日內(nèi)辦理的事項(xiàng)。公文的緊急程度要在公文首頁(yè)左上角用用3號(hào)黑體標(biāo)注。如果份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度三者都有，就要在左上角，從上到下分行標(biāo)注。
4．發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志。由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。此類文件是機(jī)關(guān)或部門的大頭文件，一般是指上報(bào)或下發(fā)的政策性文件。文件頭也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志用套紅小標(biāo)宋體字居中印在公文首頁(yè)上半部，標(biāo)志上邊緣至版心上邊緣35mm，字號(hào)不大于上級(jí)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志，做到醒目莊重、規(guī)范美觀就行了。
5．發(fā)文字號(hào)標(biāo)注。發(fā)文字號(hào)一般標(biāo)注在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下面，版頭紅線以上。也有標(biāo)在版頭紅線以下的，一般用函類公文較多。發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。這里要注意：發(fā)文字號(hào)的文字要用3號(hào)仿宋，年份、順序號(hào)要用阿拉伯?dāng)?shù)字完整填寫，不能把“2014”寫成“14”，讓人引起誤解，順序號(hào)不用虛數(shù)，比如1號(hào)，不能寫為001號(hào)；括號(hào)要用六角括號(hào)“〔〕”，而不能用“（）”或“[ ]”。
6．簽發(fā)人標(biāo)注。上報(bào)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。一般標(biāo)注發(fā)文機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人，聯(lián)合上行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)標(biāo)注所有聯(lián)署機(jī)關(guān)簽發(fā)人。簽發(fā)人標(biāo)注應(yīng)平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；“簽發(fā)人”用3號(hào)仿宋字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行。
（二）主體部分。從標(biāo)題一直到印章，都屬于主文部分，是公文最重要的部分。這部分共有九個(gè)要素。
1．公文標(biāo)題標(biāo)注。公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成，不能缺項(xiàng)，特別要注意不能省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。凡3個(gè)以下機(jī)關(guān)聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)列出所有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱；4個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文時(shí)，可采用排列在前的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“等”的方式。
紅色反線下空2行，用2號(hào)小標(biāo)宋體字（比正文大一號(hào)字），可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，不能把詞組、名稱人為地分行。多行標(biāo)題排列為梯形或菱形，不能采用上下長(zhǎng)度一樣的長(zhǎng)方形和上下長(zhǎng)、中間短的沙漏形。另外，除法律法規(guī)外，一般不加書名號(hào)，不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，確需使用的，可用書名號(hào)、引號(hào)、頓號(hào)、連接號(hào)、括號(hào)，其他標(biāo)點(diǎn)符號(hào)一般不能用。如《河北省人民政府關(guān)于做好“7.21”洪澇區(qū)恢復(fù)重建工作的指導(dǎo)意見》《中共河北省委 河北省人民政府關(guān)于印發(fā)〈河北省黨政機(jī)關(guān)公文處理工作實(shí)施細(xì)則〉的通知》中，“7.21”用了引號(hào)，〈河北省黨政機(jī)關(guān)公文處理工作實(shí)施細(xì)則〉用了書名號(hào)。
2．主送機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)就是公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。主送機(jī)關(guān)名稱位于正文左上方，與正文標(biāo)題空一行，頂格排印，用3號(hào)仿宋GB2312，有多個(gè)主送機(jī)關(guān)的各機(jī)關(guān)名稱之間用頓號(hào)隔開，最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。市政府部門向市政府報(bào)送請(qǐng)求或報(bào)告類公文，規(guī)范化稱謂是“市人民政府”。普發(fā)性下行文主送機(jī)關(guān)較多，一般使用泛稱（各縣區(qū)、各單位）。上行文的主送機(jī)關(guān)一般是一個(gè)，不能既給這個(gè)報(bào)，又同時(shí)給那個(gè)報(bào)，如果領(lǐng)導(dǎo)人的批示不一致，就很難落實(shí)了。請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函的主送機(jī)關(guān)只能是一個(gè)。沒有特指主送機(jī)關(guān)的公布性公文，如公告、通告等，不寫主送機(jī)關(guān)。
3．正文。正文是公文的主體和核心部分，用來(lái)表述公文的內(nèi)容。正文一般用3號(hào)仿宋，轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)文件類的通知，用3號(hào)楷體。公文首頁(yè)必須顯示公文的正文。特別是幾個(gè)部門聯(lián)合行文公文標(biāo)題過(guò)長(zhǎng)，必要時(shí)可以縮減標(biāo)題字?jǐn)?shù)，把公文首頁(yè)騰出一些空間來(lái)寫正文內(nèi)容，避免出現(xiàn)公文首頁(yè)只有標(biāo)題沒有公文內(nèi)容的情況。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次采用“一”“（一）”“1.”“（1）”“ ①”。一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。第一層作為小標(biāo)題時(shí)句尾無(wú)標(biāo)點(diǎn)，第二層作為小標(biāo)題時(shí)句尾標(biāo)點(diǎn)可有可無(wú)，第三層無(wú)論是否作為小標(biāo)題，要有標(biāo)點(diǎn)，第四層必須有標(biāo)點(diǎn)。正文中標(biāo)準(zhǔn)字?jǐn)?shù)是每個(gè)頁(yè)碼22行，每行排28個(gè)字。
4．附件說(shuō)明。附件說(shuō)明是公文附件的順序號(hào)和名稱。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號(hào)仿宋標(biāo)識(shí)“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如果有多個(gè)附件，則依次單獨(dú)成行向下排列。附件序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼，每行位置對(duì)齊（如：“附件：1.××××”），附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。
5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名標(biāo)注。這是新增加的要素。發(fā)文機(jī)關(guān)署名要用機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，與正文或附件說(shuō)明空一行，用3號(hào)仿宋字標(biāo)注，居右排，后空2個(gè)字。《實(shí)施細(xì)則》規(guī)定，從2013年7月1日起，無(wú)論是上報(bào)公文還是下發(fā)公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都要署名。政府部門制發(fā)的公文包括機(jī)關(guān)署名、成文日期、發(fā)文機(jī)關(guān)印章，三個(gè)要素一個(gè)都不能少。聯(lián)合行文時(shí)，將發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序橫向依次整齊排列在相應(yīng)位置。
6．成文時(shí)間。以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。《實(shí)施細(xì)則》規(guī)定，從2013年7月1日起，公文的成文日期均用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。沒有主送機(jī)關(guān)和發(fā)文機(jī)關(guān)署名的公文，成文日期加括號(hào)標(biāo)注在標(biāo)題下方，一些講話、發(fā)言稿也往往把成文日期加括號(hào)標(biāo)注在標(biāo)題下方。有主送機(jī)關(guān)和發(fā)文機(jī)關(guān)署名的公文，標(biāo)注在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行。成文日期無(wú)論用哪一種方式標(biāo)注，都要用阿拉伯?dāng)?shù)字，不能用漢字標(biāo)注。標(biāo)注的年月日均用全稱，不編虛位，不簡(jiǎn)稱。如“2014年8月1日”，不能寫成“13年08月01日”。成文時(shí)間用3號(hào)仿宋，位于發(fā)文機(jī)關(guān)署名右下方，一般右空四字編排，單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，在成文日期之上，以成文日期為準(zhǔn)，居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名。聯(lián)合行文時(shí)將發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，印章下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期。
7．印章。公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文、紀(jì)要和電報(bào)可以不加蓋印章。聯(lián)合行文時(shí)，聯(lián)署機(jī)關(guān)印章要與發(fā)文機(jī)關(guān)署名相對(duì)應(yīng)，印章之間排列整齊、互不相交或相切，主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排不超過(guò)3個(gè)印章，兩端不得超過(guò)版心，最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布。印章用紅色，印章要壓住成文日期，不得出現(xiàn)空白印章。加蓋印章應(yīng)上距正文2mm-4mm，端正、居中下壓成文時(shí)間。
特殊情況說(shuō)明。當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。
8.附注標(biāo)注。附注是公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說(shuō)明的事項(xiàng)。主要標(biāo)注公文的傳達(dá)范圍或聯(lián)系人姓名、聯(lián)系電話等，一般加括號(hào)標(biāo)注于成文日期左下方。用3號(hào)仿宋，上空一行，居左排，前空兩個(gè)字，用小括號(hào)括起來(lái)。如表述中重復(fù)出現(xiàn)括號(hào)時(shí)，用中文六角括號(hào)套小括號(hào)。上報(bào)的請(qǐng)示類公文必須標(biāo)注聯(lián)系人和聯(lián)系電話，以便于上級(jí)機(jī)關(guān)在辦理該公文時(shí)與熟悉該公文的人員聯(lián)系溝通，協(xié)調(diào)事項(xiàng)。
9、附件標(biāo)注。附件是公文正文的說(shuō)明、補(bǔ)充或者參考資料。附件要另面編排，與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格3號(hào)黑體標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)，附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，就在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)注附件二字，有2個(gè)以上附件時(shí)，應(yīng)標(biāo)注附件順序號(hào)。序號(hào)后不再加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件標(biāo)題與“附件”之間空兩行。
*被批準(zhǔn)的下級(jí)機(jī)關(guān)公文或被轉(zhuǎn)發(fā)的上級(jí)、同級(jí)機(jī)關(guān)公文，不屬于公文的附件，應(yīng)在批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)“通知”之后另頁(yè)排印。
（三）版記部分。也就是文尾部分，這一部分共有4個(gè)要素，我們常用的只有一項(xiàng)。這四個(gè)要素分別是抄送機(jī)關(guān)標(biāo)注、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁(yè)碼標(biāo)注、二維條碼標(biāo)注。從2013年7月1日起，公文取消主題詞，今后各類公文都不再標(biāo)注主題詞了。
抄送機(jī)關(guān)是指除主送機(jī)關(guān)外，需要執(zhí)行或者知曉公文的上級(jí)、下級(jí)和無(wú)隸屬關(guān)系的其他機(jī)關(guān)（這項(xiàng)標(biāo)注我們一般沒有）。
印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期是指公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期，制發(fā)公文的部門印發(fā)機(jī)關(guān)一般寫其部門辦公廳（室），如“衡水市農(nóng)牧局辦公室”，但一般我們不標(biāo)注這一項(xiàng)。
頁(yè)碼標(biāo)注。這里是指公文頁(yè)數(shù)順序號(hào)。公文的頁(yè)碼標(biāo)注有兩種標(biāo)法，一是公文正文包括幾個(gè)附件，其中都是正文的組成部分，必須把所有附件內(nèi)容列入整個(gè)公文的整體部分，統(tǒng)一編排頁(yè)碼，印刷版記標(biāo)在公文的最后。二是公文有幾個(gè)附件，但是各有其獨(dú)立性，或者是單獨(dú)排版，或者是單獨(dú)裝訂自成體系，應(yīng)按其文件的內(nèi)容特點(diǎn)編排。頁(yè)碼用4號(hào)半角阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號(hào)一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁(yè)碼居右空1字，雙頁(yè)碼居左空1字。空白頁(yè)和空白以后的頁(yè)不標(biāo)識(shí)頁(yè)碼。
二維條碼標(biāo)注即是在水平和垂直方向的二維空間存儲(chǔ)公文管理要素信息的條碼。
（四）公文排版規(guī)格。《實(shí)施細(xì)則》規(guī)定，公文用紙采用A4型紙，幅面尺寸為：210mm×297mm。公文頁(yè)邊與版心尺寸：公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為：37mm±1mm，下空約33 mm±1mm，用紙訂口(左白邊)為：28mm±1mm，版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁(yè)碼)。
排版規(guī)格：一級(jí)大標(biāo)題用2號(hào)加黑宋體（小標(biāo)宋、華文中宋），正文用3號(hào)仿宋體字，文中二級(jí)小標(biāo)題可用3號(hào)黑體字，三級(jí)標(biāo)題用3號(hào)加黑楷體。一般每面排22行，每行排28個(gè)字。行間距用固定值28.8磅。為方便印制，每頁(yè)行數(shù)可視情況增加或減少1-2行，增減行數(shù)時(shí)適應(yīng)調(diào)整行間距，保持版心高度不變。
三、常用規(guī)范公文
《河北省黨政機(jī)關(guān)公文處理工作實(shí)施細(xì)則》規(guī)定，行政公文共有15個(gè)文種。分別是決議、決定、命令（令）、公報(bào)、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、意見、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要。這15種公文都是規(guī)范性公文。其中我們最常用的有通知、報(bào)告、請(qǐng)示、函和會(huì)議紀(jì)要。下面結(jié)合我局實(shí)際，主要說(shuō)一下這幾種最常用的公文。
（一）通知
對(duì)我們局來(lái)說(shuō)，通知是使用得最多的一種公文。大多是下行文，有一定的指揮、指導(dǎo)性和廣泛性。大多數(shù)類型的通知對(duì)受文對(duì)象總是有所要求，提出需要執(zhí)行或辦理的事項(xiàng)。通知還有明顯的時(shí)間性，有些通知，如會(huì)議通知，只是在指定的一段時(shí)間里有效。大部分都遵循的要求是：依據(jù)、目的、文種承啟語(yǔ)、事項(xiàng)、要求。
通知可以分為批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知，傳達(dá)、要求執(zhí)行或周知性通知及人事任免通知三種。一些同志在使用通知時(shí)存在這樣幾個(gè)問題：一是標(biāo)題繁瑣。比如出現(xiàn)幾個(gè)“關(guān)于”或“通知的通知”等情況；二是轉(zhuǎn)發(fā)和批轉(zhuǎn)性通知的按語(yǔ)部分文字過(guò)多或態(tài)度不明確；三是要求執(zhí)行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依據(jù)的事由。因此，我們?cè)跀M制通知時(shí)應(yīng)當(dāng)注意以下幾點(diǎn)：
1．標(biāo)題。一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種三部分組成，只使用一個(gè)介詞“關(guān)于”再加事由和通知即可。如：《河北省人民政府關(guān)于印發(fā)河北省降低農(nóng)業(yè)稅稅率實(shí)施方案的通知》。在起草層層轉(zhuǎn)發(fā)的通知時(shí)，要盡量把標(biāo)題寫得簡(jiǎn)明些。可以采取兩種辦法解決：一是對(duì)各個(gè)轉(zhuǎn)發(fā)通知都提出了具體要求的，可以綜合改寫為一個(gè)新的“通知”，貫穿全部?jī)?nèi)容或主要精神。二是對(duì)非政策性文件，幾個(gè)轉(zhuǎn)發(fā)通知又無(wú)新要求的，可以減少中間層次，直接轉(zhuǎn)發(fā)。如：××縣農(nóng)牧局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)市農(nóng)牧局“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省農(nóng)業(yè)廳‘關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)農(nóng)業(yè)部《關(guān)于××的通知》的通知’的通知”，如果改寫為：××縣農(nóng)牧局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)農(nóng)業(yè)部××的通知，就簡(jiǎn)明多了。三是直接翻印，打上“衡水市農(nóng)牧局翻印”標(biāo)識(shí)。當(dāng)然對(duì)有秘級(jí)要求的，不能翻印。
2．批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知。這類通知是針對(duì)被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文而發(fā)的，通知成了主件，原公文成了附件，正件、附件一起，組成了批轉(zhuǎn)性或轉(zhuǎn)發(fā)性通知。正文包括兩個(gè)部分：轉(zhuǎn)發(fā)對(duì)象和批注意見。轉(zhuǎn)發(fā)對(duì)象要寫明被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文名稱及原發(fā)文單位。批注意見要寫明對(duì)所轉(zhuǎn)發(fā)公文的態(tài)度、意見和執(zhí)行要求。批轉(zhuǎn)性通知的批語(yǔ)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知的按語(yǔ)，可長(zhǎng)可短，應(yīng)看具體情況而定。有的照批照轉(zhuǎn)，只極為簡(jiǎn)要地表明態(tài)度、作出評(píng)價(jià)、提出要求。如：“市農(nóng)牧局《關(guān)于××的意見》已經(jīng)市政府常務(wù)會(huì)議研究通過(guò)，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。”有的強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)，在寫明態(tài)度、評(píng)價(jià)和要求之后，再結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)所轉(zhuǎn)發(fā)公文的重要意義或者某一方面的精神，突出加以強(qiáng)調(diào)，以引起重視。有的補(bǔ)充完善，對(duì)所轉(zhuǎn)發(fā)的公文除作出基本肯定外，還就其本身不夠完善的地方作些補(bǔ)充、說(shuō)明。但一般情況下，批語(yǔ)和按語(yǔ)不易過(guò)多，以免與轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)文件內(nèi)容重復(fù)。
要根據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)公文的不同情況，恰當(dāng)使用習(xí)慣用語(yǔ)。如表態(tài)的“同意”“原則同意”“基本同意”等詞語(yǔ)；提出要求希望的“請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行”“請(qǐng)研究執(zhí)行”“請(qǐng)參照?qǐng)?zhí)行”“供參考”“請(qǐng)研究試行”等詞語(yǔ)。
3．要求執(zhí)行和周知性通知的引言部分。一定要寫清楚行文的緣由、意義、目的和所依據(jù)的法律、法規(guī)、政策。
4．任免通知。任免通知正文只寫明經(jīng)某級(jí)組織決定，任命（或免去）某人擔(dān)任某項(xiàng)職務(wù)即可。有的還寫明任期和待遇。
（二）報(bào)告
報(bào)告種類多種多樣，大致可分為工作報(bào)告、情況報(bào)告、答復(fù)報(bào)告、報(bào)送文件的報(bào)告（如《關(guān)于上報(bào)××的報(bào)告》）等。
1．工作報(bào)告。這是用于匯報(bào)工作進(jìn)程、總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)、反映工作問題、提出工作意見的報(bào)告。這類報(bào)告是報(bào)告中應(yīng)用最為廣泛的一種。它的正文，一般包括基本情況、主要成績(jī)、經(jīng)驗(yàn)體會(huì)、存在問題、今后意見等幾部分。格式上，每一部分可標(biāo)出序數(shù)分項(xiàng)寫，或列出小標(biāo)題來(lái)寫。根據(jù)需要，工作報(bào)告可以寫成綜合性的，也可以寫成專題性的。綜合性的工作報(bào)告，它是不同階段、不同范圍的全面工作總結(jié)或匯報(bào)。可以是各方面的綜合工作，或者一個(gè)系統(tǒng)、一個(gè)部門的全面工作。
2．情況報(bào)告。這是對(duì)工作中的重大情況、特殊情況、新情況進(jìn)行調(diào)查了解后，向上級(jí)作出的報(bào)告。它不需要答復(fù)、主要是讓上級(jí)了解、掌握情況，以便根據(jù)情況采取措施，指導(dǎo)工作。
3．答復(fù)報(bào)告。這是答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的查詢、提問或匯報(bào)執(zhí)行上級(jí)機(jī)關(guān)某項(xiàng)指示、意見的結(jié)果的報(bào)告。正文包括答復(fù)依據(jù)、答復(fù)事項(xiàng)兩部分，寫法比較自由。有的先寫依據(jù)，后答復(fù)；有的邊寫依據(jù)，邊答復(fù)。
（三）請(qǐng)示
撰寫請(qǐng)示應(yīng)注意：
1．一般不得越級(jí)請(qǐng)示，因特殊情況必須越級(jí)請(qǐng)示的，應(yīng)抄送被越過(guò)的上級(jí)機(jī)關(guān)。所謂特殊情況指：重大緊急事項(xiàng)，不越級(jí)請(qǐng)示要誤時(shí)誤事；被直接上級(jí)機(jī)關(guān)長(zhǎng)期擱置而又急需解決的問題；與直接上級(jí)機(jī)關(guān)意見分歧一時(shí)難以協(xié)調(diào)統(tǒng)一，而又急于處理的事項(xiàng)。
2．請(qǐng)示一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。如果寫幾個(gè)主送機(jī)關(guān)，可能是誰(shuí)都不批復(fù)，或者是幾個(gè)單位都批復(fù)，但批復(fù)意見又不一致，難以貫徹執(zhí)行。
3．請(qǐng)示應(yīng)一文一事，同時(shí)，不得抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。
注意：寫請(qǐng)示，語(yǔ)言要謙遜，態(tài)度要誠(chéng)懇；原因要說(shuō)明，不批準(zhǔn)的后果要表達(dá)，要讓上級(jí)感到不批準(zhǔn)就說(shuō)不過(guò)去。
（四）函
函的應(yīng)用范圍比較廣泛，在上下級(jí)機(jī)關(guān)之間、平級(jí)機(jī)關(guān)之間或不相隸屬的機(jī)關(guān)單位之間，涉及各方面的公務(wù)聯(lián)系，都可使用。
較為正規(guī)的公函，格式可分為三部分：
開頭，包括標(biāo)題、編號(hào)和受文單位。標(biāo)題可由發(fā)函單位、事由、文種組成。
正文是函的主要部分，要看不同用途來(lái)確定寫法。去函要把商洽的原委、詢問的問題、請(qǐng)求的事項(xiàng)、告知的情況等寫清楚，以便得到對(duì)方的支持、理解或回答。復(fù)函，要針對(duì)來(lái)件所詢問的問題、商請(qǐng)的事項(xiàng)給予明確答復(fù)，不能含糊其詞，模棱兩可，不著邊際。
結(jié)尾包括結(jié)束語(yǔ)及署名、日期。結(jié)束語(yǔ)如去函的“為要”“為盼”等，復(fù)函的“待此復(fù)函”“此復(fù)”等。也可不寫結(jié)束語(yǔ)，正文寫完即結(jié)束。
撰寫函件應(yīng)注意：
第一，要寫得內(nèi)容專一、集中、中心突出，一般要一函一事。
第二，要有分寸。對(duì)上應(yīng)尊重，對(duì)下應(yīng)謙遜，對(duì)平行或不相隸屬機(jī)關(guān)，應(yīng)以禮相待。語(yǔ)氣應(yīng)力求平和、禮貌。要摒棄不必要的客套、無(wú)須講的道理、空洞的套話。
第三，恰當(dāng)使用習(xí)慣用語(yǔ)。
（五）會(huì)議紀(jì)要
我們局的會(huì)議紀(jì)要有三種。一是黨組會(huì)議紀(jì)要，二是局務(wù)會(huì)議紀(jì)要，三是局長(zhǎng)辦公會(huì)會(huì)議紀(jì)要。
辦公會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題，可寫為會(huì)議名稱加紀(jì)要。
第一部分簡(jiǎn)要敘述會(huì)議組織情況，可以寫出會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、出席人員、列席人員（辦公會(huì)議的列席人員通常寫在正文之后）等。若會(huì)議只有一個(gè)議題，可以寫明專題研究討論的議題名稱。如：專題研究了地下水超采綜合治理農(nóng)業(yè)項(xiàng)目問題等。
第二部分是寫會(huì)議精神和議定事項(xiàng)，這是紀(jì)要的主要部分。這部分可以寫對(duì)議題的討論情況、各種意見、建議、會(huì)議作出的決議、決定，布置的工作、任務(wù)，將要采取的措施和要求等。
若只有一個(gè)議題，常采用貫通式的縱式結(jié)構(gòu)，不分條款。專題會(huì)議紀(jì)要也可采用這種寫法；若多項(xiàng)議題，可依會(huì)議議程的先后順序安排組織材料。
撰寫會(huì)議紀(jì)要應(yīng)注意：
第一，會(huì)議紀(jì)要是對(duì)所有會(huì)議材料的概括、綜合和提煉，因此，要寫好紀(jì)要必須做好處理材料的工作。要廣泛搜集會(huì)議材料，全面掌握會(huì)議情況；要按照會(huì)議精神和領(lǐng)導(dǎo)工作意圖，對(duì)材料進(jìn)行分類和篩選；要對(duì)選用的材料進(jìn)行分析和綜合，圍繞中心組織好材料。
第二，紀(jì)要篇幅不宜過(guò)長(zhǎng)，語(yǔ)言要簡(jiǎn)明扼要。紀(jì)要常用第三人稱進(jìn)行敘述，如“會(huì)議認(rèn)為”“會(huì)議強(qiáng)調(diào)”“會(huì)議指出”“會(huì)議號(hào)召”“會(huì)議決定”之類。
第三，會(huì)議紀(jì)要必須全面準(zhǔn)確地反映會(huì)議情況和基本精神，其內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確。因此，會(huì)議記錄人員一定要聚精會(huì)神，盡最大努力作好會(huì)議記錄。
四、常用應(yīng)用公文
（一）信息簡(jiǎn)報(bào)
信息和簡(jiǎn)報(bào)是用于上情下達(dá)、下情上報(bào)和互通情況、交流信息的一個(gè)文種，是信息類公文中最重要、最常用的一種機(jī)關(guān)文書。簡(jiǎn)報(bào)分為工作情況簡(jiǎn)報(bào)、經(jīng)驗(yàn)交流簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)三類，其主要作用是反映情況、交流經(jīng)驗(yàn)、傳播信息幾個(gè)方面。（分為上報(bào)信息〔向地方黨委政府上報(bào)的和向上級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)的專報(bào)〕和內(nèi)部交流信息。）
簡(jiǎn)報(bào)的結(jié)構(gòu)一般包括報(bào)頭、標(biāo)題、正文和報(bào)尾四個(gè)部分。做好簡(jiǎn)報(bào)的寫作，應(yīng)注意把握以下幾點(diǎn)要求：
一是抓準(zhǔn)問題，有的放矢。簡(jiǎn)報(bào)應(yīng)該圍繞本單位的實(shí)際，反映那些最重要、最典型、最新鮮、最為群眾關(guān)心、最需要引起注意的問題。具體講，就是要做到：圍繞領(lǐng)導(dǎo)決策，抓“超前型”問題；在領(lǐng)導(dǎo)決策之后，抓“追蹤型”問題；著眼大局，從小中見大，抓新情況、新經(jīng)驗(yàn)、新問題；注意抓傾向性、苗頭性和突發(fā)性問題。
二是材料準(zhǔn)確，內(nèi)容真實(shí)。簡(jiǎn)報(bào)的寫作既不同于文字作品，也不同于評(píng)論文章。用事實(shí)說(shuō)話，是簡(jiǎn)報(bào)的主要特征之一，也是編寫簡(jiǎn)報(bào)應(yīng)該注意的一個(gè)重要問題。簡(jiǎn)報(bào)作為加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和推動(dòng)工作的重要工具，內(nèi)容必須保證絕對(duì)真實(shí)、準(zhǔn)確。否則，就會(huì)造成不良后果。
三是簡(jiǎn)明扼要，一目了然。簡(jiǎn)報(bào)的寫作必須注意做到簡(jiǎn)短、明快，用盡可能少的文字說(shuō)清楚必須說(shuō)明的問題。要注意主題集中，一稿一事，不貪大求全。要圍繞主題精心挑選典型事例，使簡(jiǎn)報(bào)的主題充分而明確地表現(xiàn)出來(lái)，使簡(jiǎn)報(bào)內(nèi)容更加簡(jiǎn)潔。要選好標(biāo)題，所謂“看人先看臉、看報(bào)先看題、看書先看皮”，標(biāo)題就是簡(jiǎn)報(bào)“臉面”，標(biāo)題選好了，即可達(dá)到“題好文一半”的效果。
四是講究時(shí)效，反映迅速。簡(jiǎn)報(bào)的功能，決定了簡(jiǎn)報(bào)的編者必須講求時(shí)效。這就要求簡(jiǎn)報(bào)的作者思想敏銳、行動(dòng)敏捷，對(duì)問題反映得快，對(duì)材料分析得快，寫作構(gòu)思快，動(dòng)筆成稿快，同時(shí)，還要求簡(jiǎn)報(bào)的編輯、簽發(fā)、打印、發(fā)稿速度快，共同把握發(fā)稿時(shí)機(jī)。
五是注重提煉，挖掘特色。簡(jiǎn)報(bào)的寫作，最忌記流水賬式的敘述，素材收集好以后，要仔細(xì)甄別、反復(fù)篩選，盡可能使簡(jiǎn)報(bào)的事跡突出特點(diǎn)，做到人無(wú)我有，人有我優(yōu)，人優(yōu)我特。
（二）調(diào)研材料
近幾年，在局黨組的高度重視支持下，我局的調(diào)研水平有了很大提高，主要表現(xiàn)在調(diào)研材料水平的提高上，出了不少精品。今天，咱們重點(diǎn)講一下調(diào)研材料應(yīng)把握的“三個(gè)環(huán)節(jié)”：
一是選題要“好”。選題，就是選擇主題。要研究新情況，解決新問題，總結(jié)新經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)他人沒有發(fā)現(xiàn)的東西，能夠讓人耳目一新，即使是老問題，也要用新的眼光去發(fā)掘、去看待；從小處著手，小中見大，窺一斑見全豹。
二是素材要“多”。沒有調(diào)查就沒有發(fā)言權(quán)。一篇高質(zhì)量的調(diào)研材料，都必須經(jīng)過(guò)深入調(diào)查，掌握盡量多的素材。毛澤東同志歷時(shí)32天，深入調(diào)查了5個(gè)縣的農(nóng)民運(yùn)動(dòng)，與農(nóng)民同吃、同睡，與農(nóng)民促膝長(zhǎng)談，得出了農(nóng)民運(yùn)動(dòng)“好得很”的結(jié)論，寫成了調(diào)研材料的典范——《湖南農(nóng)民運(yùn)動(dòng)考察報(bào)告》。巧婦難為無(wú)米之炊。手里沒有素材，肯定寫不出好的調(diào)研材料。常見的調(diào)查方法有問卷、談話、統(tǒng)計(jì)、抽查、普查等等。怎么調(diào)查，要視情而定，靈活運(yùn)用，盡量做到多種形式并用。
三是分析要“透”。分析的過(guò)程，既是一個(gè)深入思考的過(guò)程，又是一個(gè)謀篇布局的過(guò)程。通過(guò)透徹的分析，選取那些最能表現(xiàn)主題的材料、最典型的材料、最新穎的材料、最真實(shí)的材料；確定合理結(jié)構(gòu)，明確重點(diǎn)，避免平衡用力。
四是結(jié)論要“準(zhǔn)”。
（三）工作總結(jié)
李瑞環(huán)講：總結(jié)經(jīng)驗(yàn)有三個(gè)基本要求。一是要有豐富切實(shí)的材料，否則就是無(wú)源之水，無(wú)本之木；二是要有加工的工具即科學(xué)的理論，主要是馬克思主義的理論；三是要有加工的本領(lǐng)，能夠使用工具把材料加工成成品。材料、工具、本領(lǐng)三位一體，缺一不可。
總結(jié)，就是對(duì)過(guò)去一定時(shí)期內(nèi)的實(shí)踐活動(dòng)包括工作、學(xué)習(xí)、思想等方面進(jìn)行回顧、分析、評(píng)價(jià)，以得出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)或引出規(guī)律性的認(rèn)識(shí)而形成的一種公文。它主要回答的是“做了什么”“怎么做”“堅(jiān)持做什么”的問題，是我們?cè)诠ぷ髦凶畛Ｒ姟⒁沧铍y以掌握的一種公文。大體上分為綜合性總結(jié)和專題性總結(jié)。
總結(jié)包括標(biāo)題、正文、落款，而正文也包括開頭、主體、結(jié)尾三部分。
開頭。也叫前言、導(dǎo)語(yǔ)，主要概述基本情況、總的評(píng)價(jià)，給人以總體印象。要求是簡(jiǎn)單精練、突出重點(diǎn)、有吸引力。
主體。主要包括：
一是過(guò)程和做法。講清楚原計(jì)劃做什么？采取的辦法和措施，工作步驟、主要環(huán)節(jié)。這里要突出對(duì)新的、復(fù)雜的工作的總結(jié)，起到啟迪和借鑒的作用。
二是成績(jī)和經(jīng)驗(yàn)。這是衡量一篇總結(jié)價(jià)值的地方。成績(jī)指取得的物質(zhì)和精神成果，經(jīng)驗(yàn)是取得這些成績(jī)的原因和方法。要詳實(shí)、具體、言之有物；要條理清楚，或按邏輯關(guān)系、因果關(guān)系、時(shí)間順序，或以主次輕重為序。既有一般情況，又有典型事例、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、對(duì)比說(shuō)明；要力求上升到一定的理論高度。
三是問題和教訓(xùn)。寫問題時(shí)，要注意找準(zhǔn)一些明顯的“瓶頸”問題，也要找準(zhǔn)一些關(guān)系全局的深層次問題。
寫總結(jié)注意事項(xiàng)。一要從總體上分析都有那些工作，這些工作在全局中的地位，各個(gè)方面的關(guān)系，等等，然后再列提綱；二要抓住關(guān)鍵，通過(guò)對(duì)大量材料的研究，找出帶有規(guī)律性的東西，而不能羅列材料，記流水帳；三要敘議得當(dāng)，準(zhǔn)確清楚，善于安排和擺布材料，也就是說(shuō)，要把材料放在最能說(shuō)明觀點(diǎn)的位置上。
（四）匯報(bào)材料
匯報(bào)材料也叫工作匯報(bào)，是向上級(jí)反映本地區(qū)、本部門工作開展情況的一種應(yīng)用文。事實(shí)證明，匯報(bào)材料寫得好，就能較好地反映本部門的工作，得到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視，更好地推動(dòng)工作開展；相反，若工作匯報(bào)材料寫得不好，匯報(bào)內(nèi)容沒有緊貼匯報(bào)的主旨，思路不清，觀點(diǎn)不明，語(yǔ)言拖沓，就不能很好地反映工作開展情況，甚至還會(huì)影響上級(jí)部門的正確決策。
第一，匯報(bào)內(nèi)容要圍繞主題突出“自身”特點(diǎn)。一般來(lái)說(shuō)，上級(jí)聽取工作匯報(bào)都有一定的目的性。因此要準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，緊緊圍繞領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注點(diǎn)來(lái)撰寫工作匯報(bào)，既要系統(tǒng)匯報(bào)，又要突出自身特色和亮點(diǎn)，決不能背道而馳。如果匯報(bào)材料不緊貼上級(jí)的意圖，不結(jié)合本地區(qū)本部門的工作實(shí)際，即使寫得不少，也很難把匯報(bào)搞好。怎樣才能做到突出特點(diǎn)、體現(xiàn)特色呢？首先，平時(shí)要注意收集各方面的情況，積累素材；其次，要勤寫簡(jiǎn)報(bào)，我們通常說(shuō)，簡(jiǎn)報(bào)是一種“豆腐塊”材料，而寫好簡(jiǎn)報(bào)則是寫好領(lǐng)導(dǎo)講話稿和匯報(bào)材料的基礎(chǔ)，簡(jiǎn)報(bào)的特點(diǎn)及寫作技巧在前面已經(jīng)講過(guò)，只要平時(shí)多下功夫，用時(shí)即可信手拈來(lái)。
第二，匯報(bào)語(yǔ)言要簡(jiǎn)潔明快多用口語(yǔ)。工作匯報(bào)大多是通過(guò)匯報(bào)者的有聲語(yǔ)言向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)傳遞信息的。因此，工作匯報(bào)材料的語(yǔ)言要簡(jiǎn)潔明快。一是多用短句，少用長(zhǎng)句。短句具有有力、上口、節(jié)奏感強(qiáng)的特點(diǎn)，容易記憶，便于理解，能給人留下鮮明的印象；而長(zhǎng)句雖嚴(yán)謹(jǐn)、周密、信息容量大，但念起來(lái)節(jié)奏感稍差，也不易理解。二是小標(biāo)題要精心錘煉，給人以整齊或錯(cuò)落之美。三是工作匯報(bào)的語(yǔ)言要流暢，只有這樣才能聲入心通、聲聲入耳，給人留下深刻的印象。
第三，匯報(bào)結(jié)構(gòu)要遵循事物發(fā)展的客觀規(guī)律。上級(jí)對(duì)下級(jí)單位的工作有的掌握，有的不掌握，但無(wú)論上級(jí)了解不了解，熟悉不熟悉，下級(jí)在撰寫工作匯報(bào)材料時(shí)，在結(jié)構(gòu)上都必須遵循人們認(rèn)識(shí)事物的客觀規(guī)律。這里介紹三種結(jié)構(gòu)謹(jǐn)供參考：一是縱式結(jié)構(gòu)，即按照時(shí)間的先后順序來(lái)安排結(jié)構(gòu)；二是橫式結(jié)構(gòu)，即按照工作之間的邏輯關(guān)系來(lái)安排結(jié)構(gòu)；三是復(fù)合結(jié)構(gòu)，即將時(shí)間順序和邏輯關(guān)系相結(jié)合來(lái)安排結(jié)構(gòu)。
第四，匯報(bào)篇幅要符合人的心理特點(diǎn)。有關(guān)資料顯示，人的注意力集中時(shí)間一般在40分鐘左右，超過(guò)1個(gè)小時(shí)則容易產(chǎn)生疲勞。而工作匯報(bào)的對(duì)象多數(shù)情況下是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)一般沒有太多的時(shí)間耐心聽取匯報(bào)，并且聽完匯報(bào)還會(huì)有針對(duì)性地提問一些問題。如果匯報(bào)材料篇幅太長(zhǎng)，容易使聽者感到厭倦，分散注意力，影響匯報(bào)效果。因此，既要讓上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)了解工作情況，又對(duì)工作特色和亮點(diǎn)有深刻印象，就必須用心理學(xué)的觀點(diǎn)來(lái)指導(dǎo)謀篇布局，在匯報(bào)材料的篇幅上狠下功夫，要把最想反映的問題放在最佳的匯報(bào)時(shí)間，力求用最短的匯報(bào)時(shí)間取得最好的匯報(bào)效果。
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